-> Expert-comptable -> Fiches Pratiques et outils -> Comptabilité - Bilan-> Délais de prescription Les délais de conservation et de prescription

Les délais de conservation.

Il existe un certain nombre de délai de conservation des documents, ces délais ont été harmonisés et réduits lors de la réforme des délais de prescription (en Juin 2008). Voici ceux qu'il vous est nécessaire de connaître.

30 ans : pour les préjudices à l'état des personnes (homicide, ...).

5 ans (30 avant 2008) : pour les titres de propriété, les contrats d'acquisition et de cession de biens immobiliers, les statuts de société, le registre nominatif des titres et les éventuels traités d'apport ou de fusion.

5 ans (10 avant 2008) : au minimum pour les livres et registres obligatoires (sauf registre des titres de société et du personnel), les pièces comptables (banques, factures, contrats) et les comptes annuels
Ce sur le support d'origine, mais depuis 2002 une copie sur un support numérique non réinscriptible est acceptée.
Et les contrats conclus par voie électronique de plus de 120 €uros doivent être également conservés 5 ans.

5 ans : pour les registres du personnel, pour les éléments de la paye et le double des bulletins de paye (à conserver par les entreprises, pour les particuliers les conserver jusqu'à la liquidation des droits à la retraite), et les documents relatifs à la sécurité et à l'hygiène des conditions de travail.

3 ans : pour les systèmes informatiques ayant servis à l'élaboration de la comptabilité et la documentation du système, pour les feuilles de présence et les pouvoirs aux AG, les documents relatifs aux charges sociales.

Les délais de prescription.

Ces délais ont été profondément réformé en Juin 2008. Les délais de prescriptions à connaître sont désormais les suivants

Cotisations sociales : les cotisations sociales peuvent faire l'objet d'un contrôle au cours des 3 années civiles qui suivent leur envoi. Donc en 2009, les cotisations du dernier mois (ou du dernier trimestre) de 2005 ne sont pas prescrites.
Par exception en matière sociale, il existe les prescriptions suivantes :

• 6 mois pour le reçu de solde de tout compte,
• 12 mois pour la validité du motif de licenciement se prescrivent par douze mois,
• 2 ans pour les demandes relatives aux modalités du calcul des indemnités, à l'exécution et à la rupture du contrat ,
• 3 ans pour les rappels de salaires ,
• 5 ans en cas de harcèlement ou de discrimination,
• 10 ans en cas de dommage corporel

Résultat fiscal : bien que les déclarations de résultat, TVA et Taxes Pro ne peuvent faire l'objet d'un contrôle qu'au cours des 3 années qui suivent la date de clôture des comptes. Les documents afférents à la comptabilité doivent être conservés 6 ans.
Toutefois attention à la date de départ de ce délai de prescription par exemple dans le cadre d'un déficit fiscal, si ce dernier à été reporté sur les années futures, l'année qui a engendré ce déficit ne sera prescrite que 3 ans après la date de clôture de l'exercice d'imputation de ce déficit; de même au niveau des immobilisations amorties par exemple sur 20 ans, la facture de cette immobilisation devra être conservée 6 ans aprés la fin de l'amortissement (soit 26 ans).
Par exception en cas de découverte d'une activité occulte ou de non respect des obligations déclaratives d'ouverture de comptes (ou contrats) dans des pays à régime fiscal privilégié et non coopératif, la prescription est de 10 ans, sauf pour les comptes dont le total des soldes créditeurs demeure inférieur à 50.000 €uros.

IFI / ISF : si l'IFI (ex ISF) est prescrit par 3 ans, l'absence de déclaration d'un bien normalement soumis à cet impôt (biens considérés comme professionnels) est prescrite par 5 ans .

Exception : à compter de 2013, en cas d'instance devant une juridiction qui vient a révélé une insuffisance ou une omission, la prescription est de 10 ans.